Objetivo.

Establecer las diferentes políticas y procedimientos necesarios para administrar, proteger, y salvaguardar la

información de datos personales conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

 

Alcance.

Aplica para todas las bases de datos que construya y manipule Productos Alimenticios Konfyt S.A.S. con la

información personal de sus clientes, proveedores y empleados.

 

Definiciones.

 Integridad: La información sólo puede ser modificada por quien está autorizado.

 Confidencialidad: La información debe estar disponible y ser accesible solo para los autorizados.

 Disponibilidad: Cuando se necesite el sistema, recurso o servicio, éste se encuentre listo para su uso u

operación. Evidencia de operaciones o del uso: Es la existencia de registros donde se pueda realizar

verificaciones.

 Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para

el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las

políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las

finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos,

entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de

comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos,

entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias

judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso

indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la

orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones

sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que

garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la

salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del

tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a

un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o

fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un

tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio

con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en

asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Se deben tener en cuenta los demás conceptos definidos en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3

del Decreto 1377 de 2013.

 

Autorización para el tratamiento de datos personales sensibles.

 

 Estructuración de las bases de datos

Productos Alimenticios Konfyt S.A.S. recolectará la información de sus clientes, proveedores y trabajadores en

un archivo de Excel. Los campos básicos que se manejarán son: Nombre, apellidos, teléfono, correo

electrónico, dirección, ciudad, fecha de cumpleaños. Estos datos se relacionan en forma enunciativa, por lo

tanto Konfyt podrá solicitar la información de sus clientes, proveedores y trabajadores que estime necesaria,

siempre teniendo como referente los principios de finalidad y libertad.

 

 Modo de obtener la autorización

Konfyt notificará la autorización para el tratamiento de datos personales sensibles mediante un aviso de

privacidad que se publicará en su página web www.konfyt.com y en la cartelera de sus instalaciones; además,

el documento físico estará disponible en la Recepción del establecimiento a solicitud del interesado. También

se enviarán correos electrónicos con ésta notificación.

 

 Prueba de la autorización.

Tácitamente se deduce la autorización para el tratamiento de información por parte del cliente, proveedor o

trabajador salvo que él manifieste lo contrario, vía correo electrónico o mediante otro medio de comunicación.

Se archivará evidencia, en forma electrónica, de los avisos de privacidad y notificaciones que sean enviados a

los propietarios de los datos personales y publicados para su conocimiento.

 

Limitaciones temporales

Productos Alimenticios Kónfyt S.A.S. custodiará la información de los datos personales de sus clientes,

proveedores y trabajadores por un periodo de cinco (5) años.

 

Tratamiento de la información.

Productos Alimenticios Kónfyt S.A.S. hace uso de los datos para compartir con sus clientes y proveedores,

mediante diferentes medios de comunicación, publicidad, información, promociones, programación de

actividades, comunicados, entre otros. También para llevar un registro de las personas naturales y jurídicas que

utilicen sus servicios.

 

Bajo ninguna circunstancia Productos Alimenticios Kónfyt S.A.S. hace uso inapropiado de las bases de datos

que recopile y administre, por ejemplo, compartirlas con terceros para fines distintos a los contemplados en el

párrafo anterior y sin la previa autorización de su propietario o autorizado para este fin.

 

Encargado del tratamiento de la información.

 

La persona designada como responsable del tratamiento de la información es la Asistente de comunicación y

mercadeo

 

Responsable del tratamiento de la información

 

Productos Alimenticios Kónfyt S.A.S. es quien crea, actualiza y administra las bases de datos. De igual manera la

autorización para la manipulación de la información de los clientes, proveedores y empleados se encuentra

bajo responsabilidad Kónfyt.

 

 Razón social: Productos Alimenticios Kónfyt S.A.S

 Domicilio: Cra 52B No 8 sur -31

 Email: comunicaciones@konfyt.com

 Area responsable: comunicaciones y mercadeo

 Teléfono del responsable: (4) 4485067

 

Responsable de peticiones quejas y reclamaciones.

 

Productos Alimenticios Kónfyt S.A.S., cuenta con el área de Servicio al Cliente, la cual se encarga de tramitar de

manera interna y externa las diferentes peticiones, quejas y reclamos que surjan.

 

 Area: Calidad

 Teléfono: (4) 4485067 Extensión 111

 Dirección: Carrera 52B No 8sur - 31, Medellín

 Email: calidad@konfyt.com

 

Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información.

 

La Ley Estatutaria 1581 fue publicada el 17 de octubre de 2012 y el Decreto 1377 entró en vigencia el 27 de

junio de 2013. La política de tratamiento de la información tiene aplicación en Productos Alimenticios Kónfyt

S.A.S. a partir del 01 de junio de 2015, fecha en la cual se cambió la razón social de la empresa.

Derechos de los titulares para el tratamiento de información.

 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o

encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,

inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté

expresamente prohibido o no haya sido autorizado; solicitar prueba de la autorización otorgada al

responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el

tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

 

b) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud,

respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

c) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la

Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los

principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá

cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el

responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la

Constitución.

 

e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar,

rectificar y suprimir información y revocar la autorización:

 

El procedimiento para que los titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir

información y revocar la autorización es el siguiente:

 

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base

de datos de Productos Alimenticios Kónfyt S.A.S., quien a su vez debe suministrar a estos toda la información

contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

 

La consulta se formulará mediante comunicación escrita que se radicará en las oficinas Productos Alimenticios

Kónfyt S.A.S, o también se podrá realizar mediante correo electrónico dirigido a

“comunicaciones@konfyt.com”

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de

recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al

interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual

en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de Productos

Alimenticios Kónfyt S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el

presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar el

correspondiente reclamo ante Kónfyt el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Productos Alimenticios Kónfyt S.A.S., con la identificación

del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos

que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5)

días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la

fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha

desistido del reclamo.

 

En caso de que Productos Alimenticios Kónfyt S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado

a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "Reclamo en

Trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá

mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente

a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al

interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá

superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez

haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del

tratamiento.

 

La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo

requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y

deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

Productos Alimenticios Kónfyt S.A.S. procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No

obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el

cumplimiento de la normatividad en materia postal.

 

Documentos De Consulta Y/O Referencia Interna

 

 Ley Estatutaria 1581 de 2012

 Decreto 1377 de 2013